Zonder vrijwilligers geen wedstrijden. Het is een harde uitspraak maar voor de meeste wedstrijdorganisaties de realiteit. In de huidige maatschappij waarin we steeds individueler leven wordt het steeds moeilijker om (genoeg) vrijwilligers te werven en behouden. Daarom heb ik in dit artikel 10 tips uitgewerkt om vrijwilligers te werven, behouden en je vrijwilligersbeleid naar een hoger niveau te brengen.
Tip #1 Zorg voor een vrijwilligersbeleid
Een vrijwilligersbeleid beschrijft hoe je met vrijwilligers omgaat om doeleinden van je wedstrijd of andere activiteit te behalen, maar ook wat de rechten, plichten en verwachtingen van de vrijwilliger zijn. De geeft de vrijwilliger en de organisatie houvast.
Het vrijwilligersbeleid laat alle activiteiten zien en hoeveel vrijwilligers actief zijn voor, tijdens en na de wedstrijd. Vrijwilligers hebben verschillende motieven, wensen en behoeften als het gaat om vrijwilligerswerk. Het beleid is erop gericht om hen allemaal tot hun recht te laten komen.
Duidelijkheid over de taken van vrijwilligers maakt ook een gerichtere en betere werving van vrijwilligers mogelijk. Je weet dan welke competenties je nodig hebt en dus naar op zoek moet.
Tip #2 Breng wensen en behoeften in kaart
Vrijwilligers doen onbetaald en onverplicht werk voor een organisatie. Voor de meeste is het een manier om in contact te komen en nieuwe mensen te ontmoeten, om jezelf nuttig te voelen, te ontwikkelen en om andere te helpen.
Aan de andere kant neemt het ook veel tijd in beslag. Daarom is het als organisatie belangrijk om altijd op de hoogte te zijn van de wensen en behoefte van je vrijwilligers. Je wilt ze immers werven en behouden!
Wensen en behoefte in kaart brengen kan bijvoorbeeld door:
- een persoonlijk gesprek aan te gaan.
- via social media in gesprek te gaan.
- bijeenkomsten te organiseren.
- een open-dag te organiseren.
Tip #3 Zorg voor een visie en missie
Als (wedstrijd) organisatie heb je wellicht al wel een visie en een missie. Communiceer deze met je achterban op een aantrekkelijke en wervende wijze. Het hebben van een visie helpt je om mensen aan te trekken die zich willen verbinden met je organisatie. Door de missie duidelijk te maken weten mensen waarvoor ze zich inzetten.
Tip #4 Wees concreet
Geef duidelijk aan wat er van je vrijwilligers verwacht wordt en hoeveel tijd er in gaat zitten. Maak ook duidelijk waar de taak uit bestaat in plaats van slechts ‘wij zijn op zoek naar vrijwilligers’.
Tip #5 Wees zorgvuldig
Werk bijvoorbeeld met vrijwilligersovereenkomsten waarin je de taken beschrijft, de werktijden, hoe inwerken en begeleiding is geregeld en eventueel welke onkosten worden vergoed. Maak de klus kleiner qua tijdsduur en baken het concreet af. Sluit relevante verzekeringen af.
Tip #6 Uitleg
Mensen willen graag doen waar ze goed in zijn, maar zijn hier vaak onzeker over. Het is belangrijk vrijwilligers uitleg en/of trainingen aan te bieden. Dat ervaart de vrijwilliger ook als een beloning, die extra motiveert.
Tip #7 Herken en erken
Zorg ervoor dat je de inzet van je vrijwilliger herkent en erkent. Stuur bijvoorbeeld een kaart met een persoonlijk bedankje naar elke vrijwilliger die betrokken was bij je wedstrijd. Neem de tijd na afloop van de wedstrijd om de vrijwilligers persoonlijk te bedanken voor hun inzet. Dit moedigt niet alleen de betrokkenen aan, maar het helpt ook het publiek om de stap te maken naar zelf een steentje bijdragen.
Tip #8 Blijf werven
Ga er niet vanuit dat je voldoende vrijwilligers hebt. Er kunnen altijd mensen, om welke reden dan ook uitvallen. Blijf constant op zoek naar geschikte mensen en let op verschillende kwaliteiten en talenten. Match vanuit talenten en wat vrijwilligers zelf willen.
Publiceer nieuwsitems in lokale media over vrijwilligers die zich graag inzetten voor jouw website (bv. testimonials). Werf op een creatieve manier: ‘Rembrandt gevraagd’ ipv ‘Schilder gezocht’. Ook kan je gebruik maken van snuffeltijd: vrijwilliger laten rondkijken / meelopen op diverse plekken en dan kijken wat past.
Tip #9 De jeugd heeft de toekomst
Investeer in de toekomst. Werk aan een hechte band met jongeren. Bedenk samen aantrekkelijke activiteiten. Als je ze op een gegeven moment als jongvolwassene kunt betrekken bij vrijwilligerswerk heb je potentiële bestuursleden voor de toekomst in huis.
Tip #10 Netwerk
Leg contact met gemeente, of andere organisaties in je omgeving. Je kan je bijvoorbeeld koppelen aan NLdoet of een lokaal of landelijk project met uitstraling.
Meer leren over de eventingsport?
Lees één van mijn andere blogs óf meld je aan voor mijn nieuwsbrief, boordevol kennis, praktische tips en trends op het gebied van eventing.
